Oferta firmy sprzątającej - wzór i 6 rzeczy, które decydują o wyborze

2026-09-10

Klient pisze: „proszę przesłać ofertę". Wysyłasz cenę w dwóch zdaniach i zapada cisza. Albo wysyłasz cztery strony o misji firmy i też cisza. Poniżej jest to, co pomiędzy: oferta, którą da się przeczytać w dwie minuty i od razu odpisać „kiedy zaczynamy".

Na co klient patrzy, zanim zobaczy cenę

Office manager porównuje trzy oferty w jednej tabelce. Zarząd wspólnoty czyta je na zebraniu, po godzinach. Obaj szukają tych samych sześciu rzeczy.

  1. Zakres, punkt po punkcie. Nie „kompleksowe sprzątanie biura", tylko lista: kosze, podłogi, kuchnia, toalety, biurka. Oferty porównuje się listami, nie przymiotnikami.
  2. Częstotliwość i godziny. Trzy razy w tygodniu po 17:00 to inna oferta niż codziennie o 6:00. Klient chce wiedzieć, czy ekipa zdąży przed pierwszym pracownikiem.
  3. Cena i co w niej jest. Jedna kwota netto za miesiąc plus lista, co poza nią: mycie okien, pranie wykładzin, chemia, worki, papier. Cena „za godzinę" zmusza klienta do liczenia, a klient liczyć nie chce.
  4. Kto przyjdzie i co, jeśli nie przyjdzie. Stała osoba czy zmienny skład, zastępstwo na urlop i chorobę, numer do kogoś, kto odbiera.
  5. Ubezpieczenie OC i faktura VAT. W wielu biurowcach firma bez OC odpada, zanim ktokolwiek spojrzy na cenę.
  6. Termin ważności i start. „Cena ważna do 30 września, start od poniedziałku po podpisaniu umowy". Bez tego oferta leży w skrzynce miesiącami.

Wzór oferty na sprzątanie biura

Skopiuj, podmień nawiasy, wyślij jako PDF. Jedna strona.

Oferta sprzątania biura [nazwa klienta], [adres]
Powierzchnia: [m²], [liczba] stanowisk, [liczba] łazienek, kuchnia

Zakres codzienny (pn-pt, po 17:00):
- opróżnianie koszy i wymiana worków
- odkurzanie i mycie podłóg w częściach wspólnych
- przecieranie biurek (bez dokumentów), parapetów, klamek i włączników
- kuchnia: blaty, zlew, front lodówki, rozładowanie zmywarki
- toalety: armatura, lustra, podłogi, uzupełnienie mydła i ręczników

Raz w tygodniu: mycie drzwi szklanych i przeszkleń wewnętrznych, odkurzanie krzeseł
Raz w miesiącu: wnętrze lodówki, listwy przypodłogowe, kratki wentylacyjne

Cena: [kwota] zł netto miesięcznie. W cenie: chemia, worki, sprzęt.
Poza ceną: mycie okien [kwota] zł/m², pranie wykładzin [kwota] zł/m².

Ekipa: [imię], stała osoba na obiekcie; zastępstwo w 24 godziny.
Opiekun umowy: [imię i nazwisko], tel. [numer].
Ubezpieczenie OC: [kwota] zł. Faktura VAT do 7. dnia miesiąca, płatność 14 dni.
Umowa na czas nieokreślony, miesiąc wypowiedzenia.
Oferta ważna do [data]. Start możliwy od [data].

Oferta dla wspólnoty różni się dwiema rzeczami. Rozliczasz się za klatkę albo za budynek miesięcznie, nie za metr. Do zakresu dochodzi teren zewnętrzny: chodniki, altana śmietnikowa, zimą odśnieżanie, i to zwykle osobną pozycją, bo zarząd chce widzieć, ile kosztuje śnieg.

Ile ma być w ofercie?

Jedna strona. Jeśli klient chce więcej, poprosi o referencje albo o spotkanie na obiekcie. Nie wklejaj historii firmy, certyfikatów i zdjęć maszyn na pierwszą stronę. Zdjęcie ekipy i dwa zdania „kim jesteśmy" mogą być na dole, po cenie.

Jeżeli wysyłasz PDF, nazwij plik po kliencie: „Oferta sprzątania - Biuro Nowak - wrzesień 2026". Plik „oferta_v3_final.pdf" ginie w skrzynce po tygodniu.

Trzy błędy, przez które oferta ląduje w koszu

  1. „Cena do uzgodnienia". Klient chciał kwotę. Jeśli nie znasz metrażu, podaj widełki i napisz, od czego zależy końcowa cena.
  2. Cena za godzinę. Klient nie wie, ile godzin zajmie jego biuro, i nie zamierza tego liczyć. Podaj miesiąc, a godziny zostaw sobie do kalkulacji.
  3. Brak telefonu po wysłaniu. Większość ofert nie dostaje odpowiedzi, bo nikt o nią nie zapytał. Zadzwoń po trzech dniach: „Doszła oferta? Czy coś trzeba zmienić?". To zdanie zamyka więcej rozmów niż rabat.

Skąd wziąć stawki do oferty

Nie zgaduj. Policz godziny pracy na jedną wizytę, pomnóż przez stawkę godzinową dla swojego województwa (tabela GUS jest w tekście o stawkach sprzątania 2026), dodaj dojazd, chemię i marżę. Dopiero wtedy sprawdź, czy wychodzisz w widełkach rynkowych: 2,80-4,50 zł/m² miesięcznie za biuro sprzątane co najmniej trzy razy w tygodniu, 4,50-7,00 zł/m² za biuro sprzątane raz w tygodniu.

Jak to robię w CleanConnect

Wpisujesz metraż, rodzaj prac i częstotliwość. Kalkulator liczy koszty po stawkach GUS dla Twojego województwa, dokłada marżę i robi PDF z Twoim logo. Marży klient nie widzi. Klikasz „Napisz maila" i dostajesz trzy wersje wiadomości do oferty, poprawiasz jedno zdanie i wysyłasz. Jeśli klient nie odpisze, po 3, 7 i 14 dniach dostajesz przypomnienie, żeby zadzwonić. Załóż konto, 14 dni pełnej wersji za darmo, bez karty.